Buat urusan energy dan time management, Teori yang jadi dasar buat gue ada dua: Eisenhower Matrix dan Parkinson’s law.
Eisenhower Matrix
Framework yang ngebagi task jadi berdasarkan level kepentingan dan urgensi. Dari kuadran ini gue sebisa mungkin prioritasin yang penting tapi gak urgent karena impactnya long term dn bisa bikin kerjaan2 di kuadran lain selesai lebih cepet.
Parkinson’s law
Teori yg meyakini kalo ukuran pekerjaan berkembang. sesuai dengan waktu yang tersedia. Jadi kalo nyediain waktu seminggu, loadnya bakal gede menuhin waktu seminggu. Tapi kalo waktu yang disediain cuma sejam, task itu sebenernya bisa kelar juga dengan baik.
Dari 2 teori di atas, diambil kesimpulan gue butuh bikin sistem buat memudahkan nyari balance antara waktu yg dialokasikan dengan kualitas supaya waktu dan energi yang dialokasiin gak boros.
Dari situ gue mutusin buat bikin automated sistem untuk:
kasih ruang ke task-task penting tapi gak urgent supaya kita gak sibuk terus-terusan sama task firefighting dadakan
pastiin timing ngerjain tasknya pas
Sistem yang paling basic dimulai dengan ngatur kalender berdasarkan Workdays vs Weekend. Workdays bikin to do list kerjaan. Weekend bikin list kegiatan quality time bisa ngapain aja .
Buat weekdays, gue bikin sistem di mana gue bikin list gue perlu ngapain aja selama seminggu ke depan jd begitu masuk weekdays gue tinggal set mode autopilot. Berikut 3 hal basic yg gue lakuin buat jaga energi biar ga burnout selama weekdays:
1. Blok calendar buat to do list
Kalendar kantor jangan dipake buat set meeting aja tp juga buat ngejaga jatah waktu personal. Siapin todo list min sehari sebelumnya terus blok calendar per tasknya. Blok calendar per task gak lebih dari 1 jam. Kalo kira-kira 1 task butuh lebih, berarti tasknya yang perlu di-breakdown lagi milestonenya. Ini buat mitigasi Parkinson’s Law di mana bobot task jadi makin gede ngikutin dengan ukuran slot waktu yang dikasih buat nyelesaiin task itu.
Selain itu, berdasarkan hasil eksperimen gue pribadi, orang lebih sungkan override jadwal kita kalo kita bloknya per jam dibandingin kalo kita blok focus time sekaligus 2 jam atau lebih.
2. Blok kalender istirahat
Gue pribadi set waktu istirahat di jam 12.00–13.00, 15.30–16.00, dan 18.00–18.15. Di-setnya pake out of office biar kalo ada yg set meeting di jam segitu auto reject.
Ini gak hard rules jadi sebenernya bisa dinego. Tapi paling ngga, bs bikin orang lebih nge-rem buat set meeting di jam-jam gak enak. Jadi kalo urgent orangnya bakal DM buat minta izin dulu make waktunya atau nego waktu yang lebih cocok.
3. Blok 15–30 menit terakhir kerja buat beres-beres
Gunanya untuk:
ngapusin email-email gak penting,
ngeliat apa yg works dan ga works dari sistem buat improvement
adjust jadwal hari2 berikutnya yang meleset karena ada task dadakan yang nyelip atau salah estimasi
Tantangan pas awal nyoba sistem ini adalah ngelawan pikiran skeptis karena tiap hari ada aja firefighting. Sering kepikiran mana mungkin gue blok-blok jadwal kaya gini? Ujung2nya plan gue gak bakal kepake juga.
Emang sih sampe sekarang plan yg dijalanin ga pernah sesuai plan awal. Tapi ternyata gak se-useless itu. Gue ngerasa lebih gak capek krn yg perlu dipikirin berat2 udah disiapin duluan. Gue juga jd lebih gampang buat milih kerjaan mana yg bisa ditunda selama mungkin.
Keuntungan lainnya di penghujung hari gue bisa liat lagi kalender gue yg penuh dan kasih self appreciation.
“Tuh Far, abis seharian ngerjain task-task gila lu masih hidup loh. Geblek.” *tepok bahu sendiri.